Как возместить расходы на охрану труда по обновленным правилам. Остался месяц, чтобы подготовить и подать документы, быстро разобраться, какие документы нужны в зависимости от выбранных мероприятий, узнать, из-за каких ошибок СФР отказывает в компенсации расходов, в том числе на обучение по охране труда. После объединения ФСС и ПФР изменились образцы заявлений и плана финансового обеспечения.
Заявление и подтверждающие документы по-прежнему нужно успеть подать до 1 августа. Изменения в порядке возмещения вступили в силу 29 июля прошлого года и 12 марта текущего (приказы Минтруда от 31.05.2022 № 330н, от 15.12.2022 № 782н).
Внесены технические правки в документы
15 минут – максимальное время ожидания в очереди перед подачей заявления, столько же времени длится прием (пп. 31, 43 Регламента ФСС от 07.05.2019 № 237)
С 1 января работодатели обращаются за возмещением расходов на мероприятия по охране труда не в ФСС, а в Социальный фонд России (СФР). После объединения фондов Минтруд внес технические правки – заменил название в документах, но для работодателя это изменение не повлияло на процедуру возмещения. У сотрудников фонда новые наименования должностей, но сохранились адреса, телефоны и другие контактные данные. Поэтому в этом году сохранилась возможность использовать тот же номер телефона, чтобы уточнить максимальную сумму кешбэка на охрану труда.
По-прежнему работодатель выбирает один из четырех способов, как подать заявление:
-
лично в Центре обслуживания фонда;
-
по почте;
-
через сайт «Госуслуги»;
-
в МФЦ.
После объединения фондов упразднили процедуру межведомственного обмена информацией между ними. Это ускоряет процессы принятия решений. При этом максимальные установленные сроки для принятия решений не изменились.
Финансирование мероприятий по ОТ на текущий финансовый год теперь обеспечивает бюджет СФР, а не ФСС (п. 2 Правил, утв. приказом Минтруда от 14.07.2021 № 467н, далее — Правила № 467н). Поэтому в формах заявлений о финансовом обеспечении и возмещении средств, а также в плане финансового обеспечения следует изменить название фонда.
Для определения о возможности возмещения на обучение производится сверка с реестром Минтруда.
Работодатель по-прежнему может возместить затраты на обучение работников по ОТ и на покупку оборудования для обучения, если обучает сам. К примеру, расходы на закупку компьютерных тренажеров и обучающих программ, видеоинформационных комплексов, видеофильмов, манекенов для проведения сердечно-сосудистой реанимации. В феврале СФР разъяснил, что возместить расходы можно, в том числе и на обучение оказанию первой помощи (письмо СФР от 14.02.2023 № СЧ-35-12/22502).
Чтобы заявить мероприятия по обучению и закупке учебного оборудования, в СФР в 2023 году потребуется меньше документов. Теперь для фонда не нужно готовить:
-
копию уведомления о включении обучающей организации в реестр Минтруда;
-
сведения о лицензии обучающей организации;
-
утвержденную копию программы обучения.
Работодатель с этого года вправе по своей инициативе представить в СФР сведения о включении обучающей организации в реестр Минтруда, но не обязан. Это не значит, что полномочия обучающего центра не имеют значения. Фонд сам их проверит и при нарушении откажет в возмещении (пп. 19, 21 Регламента, утв. приказом ФСС 07.05.2019 № 237, далее — Регламент).
Общие причины, по которым СФР вправе не принять заявление или отказать в финансовом обеспечении или в возмещении, описали в пунктах 12, 19 Правил № 467н и в пунктах с 24-го по 26-й Регламента. Они касаются всех мероприятий по охране труда.
СФР не вправе отказать по определенным причинам. Однако, по каждой отдельной процедуре фонд проверит фактическую реализацию мер. К примеру, если работодатель не проводит практическое обучение по первой помощи, фонд не возместит расходы на закупку манекенов для проведения сердечно-сосудистой реанимации.
СФР откажет в возмещении, если ПО для работы оборудования нет в реестрах российского или евразийского ПО (письмо СФР от 14.02.2023).
Что касается затрат на обучение по охране труда и закупку обучающего оборудования, чаще всего фонд отказывает, когда работодатель планирует возместить расходы:
-
на обучение категорий работников, для которых возмещение не предусмотрено;
-
профессиональную переподготовку, а не на обучение по ОТ;
-
приобретение обучающего оборудования, но при этом не состоит в реестре Минтруда.
Учтите, что можно возместить затраты на обучение по ОТ не всех работников, а только:
-
руководителей и работников с обязанностями по ОТ малых организаций с численностью до 50 человек;
-
руководителей государственных и муниципальных учреждений и их подразделений;
-
руководителей и специалистов служб ОТ;
-
членов комитетов и комиссий по охране труда;
-
уполномоченных лиц по ОТ профсоюзов и других представительных органов;
-
отдельных категорий работников на ОПО.
Добавили документ, в котором можно показать перечень мероприятий
Вместе с заявлением в СФР нужно подать копию или выписку из документа с перечнем реализуемых в этом году мероприятий по ОТ. Раньше таких документов было два: либо перечень, разработанный по результатам СОУТ, либо коллективный договор или соглашение по ОТ между работодателем и представительным органом. После изменений можете выбрать третий вариант — ЛНА о реализуемых работодателем мероприятиях по улучшению условий и охраны труда (подп. «б» п. 5 Правил № 467н).
Доверенность составляют в письменной форме. В документе обязательно прописывают реквизиты сторон, ставят дату, подписи и печать. Заверять у нотариуса не нужно, для трудовых отношений закон этого не требует. Смотрите образец доверенности в конце статьи.
В сведениях о работодателе укажите полное наименование, юридический адрес и ОГРН компании, а о представителе — Ф. И. О. полностью, дату и место рождения. Укажите текущую дату совершения доверенности, лучше прописью. Если дата, которая стоит в доверенности, еще не наступила, суды признают ее недействительной. От компании доверенность подписывает руководитель. Он также удостоверяет образец подписи представителя. Печать обязательна, если в учредительных документах прописано, что компания ее использует по закону или по собственному решению.
Сократили количество подтверждающих документов
СФР больше не возмещает расходы на антиковидные меры.
Из перечня документов, которые нужно представлять в зависимости от выбранных мероприятий, исключили 13 позиций. Например, чтобы возместить расходы на закупку тахографов больше не нужно представлять паспорта ТС. Для подтверждения расходов на ЛПП теперь не требуется график занятости работников с правом получать питание.
СФР больше не требует от работодателя сведения о лицензиях и другие разрешающие документы организаций, которых привлекаете к выполнению мероприятий. Фонд получит эту информацию сам в рамках межведомственного взаимодействия (п. 7 Правил № 467н). Например, если возмещаете расходы на СОУТ, фонд сам проверит, состоит ли в специальном реестре Минтруда организация, которая проводила спецоценку. Чтобы посмотреть необходимые документы по конкретному мероприятию, выберите его в сервисе.
Упростили отчетность
Отчитаться теперь нужно один раз, а не поквартально. По этой причине из установленной формы плана финансового обеспечения убрали столбцы с разбивкой расходов по кварталам.
Отчет о проведенных мероприятиях состоит из двух таблиц, его нужно подготовить по форме из письма ФСС от 17.09.2021 № 02-09-05/06-10-24447. В первой таблице указывают суммы расходов в рублях и копейках. Во второй — количество человек, рабочих мест, приборов и т. д., с которыми связаны расходы.
Отчитаться нужно до 15 декабря одновременно с подачей заявления о возмещении расходов с подтверждающими целевое расходование средств документами (п. 17 Правил № 467н). Фонд рассмотрит документы за пять рабочих дней и, если одобрит, переведет деньги на указанный в заявлении расчетный счет.
Какое требование для финансового обеспечения предупредительных мер не исключили из Правил № 467н?
Представлять в СФР сведения о лицензиях и других разрешающих документах организаций, которых привлекаете к выполнению мероприятий по ОТ.
До 10 октября заявить в СФР о неполном использовании согласованной с фондом суммы на возмещение расходов.
Отчитываться ежеквартально о расходах, которые хотите возместить.
Представлять в СФР утвержденную копию программы обучения по ОТ для возмещения таких расходов.