По завершении проведения специальной оценки условий труда экспертами работодатель должен выполнить определённые процедуры, касающиеся СОУТ, без которых спецоценка не считается госинспекторами труда легитимной.
1. Провести мероприятия по улучшению условий труда
У работодателя есть обязанность реализовывать мероприятия по улучшению условий труда с учетом результатов СОУТ (п. 6 ч. 2. ст. 4 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ, далее — Закон № 426-ФЗ). На практике в организациях часто игнорируют задачу: не пользуются результатами специальной оценки, чтобы улучшить условия труда. Если ошибку обнаружит инспектор, работодатель получит предписание на устранение, а если снова проигнорирует требование — штраф.
Один из способов выполнить обязанность — реализовать перечень рекомендованных мероприятий по улучшению условий труда. Это обязательная часть отчета о СОУТ. Документ составляет экспертная организация, которая проводит спецоценку, чтобы обратить внимание работодателя на устранение или уменьшение воздействия на работников вредных производственных факторов (п. 8 ч. 1 ст. 15 Закона № 426-ФЗ).
Перечень выглядит как таблица из шести граф, но экспертная организация самостоятельно может заполнить только первые три. В них указывают содержание рекомендуемых мероприятий и их цели, а также номера и наименование соответствующих рабочих мест. Оставшиеся графы может заполнить только комиссия работодателя по проведению специальной оценки условий труда.
В графах комиссия прописывает сведения о сроках выполнения мероприятий, о привлекаемых для этого подразделениях организации, а по истечении запланированных сроков ставит отметки о выполнении того или иного мероприятия. Подписывают перечень эксперты, которые проводили СОУТ, и все члены комиссии работодателя.
2. В обязательном порядке подать декларацию
Специалист по охране труда оформляет декларацию соответствия условий труда после специальной оценки условий труда — функцию закрепили в профстандарте (раздел 3.2.2 приложения к приказу Минтруда от 04.08.2014 № 524н; в новом профстандарте — это раздел 3.1.6 приложения к приказу Минтруда от 22.04.2021 № 274н). Документ могут оформить эксперты организации, которая проводит СОУТ.
Оформленную декларацию специалист по охране труда предоставляет в ГИТ по месту нахождения своей организации, филиала или представительства. Срок на подачу — 30 рабочих дней с момента утверждения отчета о специальной оценке условий труда (пп. 3 и 5 приложения 2, утв. приказом Минтруда от 07.02.2014 № 80н). Если требование не выполнить, организацию оштрафуют, кроме того, у работодателя не будет возможности сэкономить на повторной СОУТ.
3. Исключить волокиту с подписанием отчета и уведомлением организации, проводившей специальную оценку условий труда
У членов комиссии и ее председателя имеется 30 календарных дней, чтобы подписать отчет о проведении СОУТ (ч. 2 ст. 15 Закона № 426-ФЗ).
Организовать работу комиссии, контролировать проведение СОУТ и готовить регламентирующие документы следует специалисту по охране труда независимо от его членства в комиссии. Нарушение сроков — его ошибка, за которую работодатель рискует заплатить штраф 80 тыс. руб. (ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП).
Срок на утверждение отчета будет исчисляться с даты, когда экспертная организация передаст работодателю результаты СОУТ и вы распишетесь за их получение. После того как комиссия утвердит отчет, у вас есть три рабочих дня, чтобы уведомить об этом экспертную организацию (ч. 5.1 ст. 15 Закона № 426-ФЗ). Сделать это закон позволяет любым доступным способом, который позволит подтвердить факт уведомления. Например, можно отправить скан обложки отчета эксперту по электронной почте. Также оценщику нужно направить копию утвержденного отчета заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
У оценщика есть 10 рабочих дней с момента утверждения отчета, чтобы внести сведения во ФГИС. Только после этого результаты начнут действовать, и работодатель их сможет применять. Вы вправе требовать от оценщика подтверждение того, что сведения о результатах спецоценки размещены во ФГИС. Если не ответят, обращайтесь с жалобой в ГИТ или Роструд. Работодатель может самостоятельно передать результаты спецоценки в территориальную ГИТ, которая загрузит данные во ФГИС (ч. 4 ст. 18 Закона № 426-ФЗ).
4. Результаты СОУТ разместить на сайте организации
На официальном сайте компании размещают сводные данные о том, какие классы условий труда установили на рабочих местах в результате спецоценки, и перечень мероприятий по улучшению условий труда. Сделать это нужно в течение 30 календарных дней с момента, как утвердят отчет (п. 6 ст. 15 Закона № 426-ФЗ).
Разместить информацию о результатах спецоценки на сайте — обязанность работодателя. Такая же значимая, как, например, ознакомить сотрудников с результатами или утвердить состав комиссии. Несоблюдение этого требования очень легко выявить, а инспекция оштрафует организацию на сумму от 60 тыс. до 80 тыс. руб. (п. 2 ст. 5.27.1 КоАП).
Сводная ведомость и перечень мероприятий содержат обобщающую информацию о результатах спецоценки, но не раскрывают личных данных сотрудников. Выложите в интернет только эти два документа, чтобы соблюсти процедуру и не нарушить требования Закона о персональных данных.
Если работодатель опубликует весь отчет о СОУТ, в том числе карты, где указан СНИЛС, он нарушит конфиденциальность личных данных сотрудников (ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»; за нарушение оштрафуют по ст. 13.11 КоАП).
Скан-копии двух документов необходимо загрузить на официальный сайт организации. Требований о том, в какой конкретно раздел сайта выложить результаты, в законе нет. На практике документы загружают в раздел «О компании», где создают отдельную вкладку «Данные о результатах специальной оценки условий труда». Это удобно для работников организации, соискателей и проверяющих, а также не мешает клиентам знакомиться с продукцией или услугами компании.
Представить сводную ведомость и перечень мероприятий из каждого отчета о СОУТ. Например, на сайте должно быть несколько отчетов, если процедуру проводят поэтапно или после внеплановой спецоценки. Удобно выкладывать документы в одну и ту же вкладку сайта, которую первый раз создали для данных о СОУТ.
5. Подписание отчета, когда члены комиссии не согласны с результатами СОУТ
Решения в комиссии по проведению спецоценки принимают большинством голосов, где голос председателя — решающий. Если большинство согласилось с результатами спецоценки, отчет подписывают все члены комиссии. Если кто-то из комиссии не согласен с результатами, высказать свою позицию он может через особое мнение (ч. 2 ст. 15 Закона № 426-ФЗ).
Ошибка, если специалист по охране труда сам не подписывает отчет о СОУТ или позволяет не подписывать документ другому члену комиссии, не разъясняя требований законодательства. Особое мнение может письменно составить любой участник комиссии по проведению спецоценки. Документ приобщают к отчету о СОУТ, а член комиссии, который его составил, подписывает отчет с пометкой «С особым мнением». Дополнительно делают запись в протоколе заседания комиссии, если его ведут.
С помощью особого мнения член комиссии может добиться внеплановой спецоценки. Для этого он прописывает в документе, что если его мнение не учтут, он обратится в профсоюз с просьбой составить мотивированное предложение. На его основании работодатель должен провести внеплановую СОУТ (п. 7 ст. 17 Закона № 426-ФЗ). Также через особое мнение член комиссии может предложить профсоюзу инициировать переговоры с работодателем. Работодатель должен учесть мнение профсоюза, когда будет принимать решение о размерах гарантий и компенсаций для работников (ст. 371, 372 ТК).